III.	Guía paso a paso de Supervisión de la Calidad: Nueve pasos esenciales
		Desarrolle e implemente un plan de mejoramiento
	•	Identifique soluciones potenciales para mejorar los sistemas de cuidado médico.
	•	Diferencie entre soluciones rápidas y a largo plazo.
	•	Pruebe con un pequeño ensayo del cambio y analice los resultados.
	•	Perfeccione el plan de mejoramiento.
	•	Desarrolle un calendario de actividades para implementar el plan. Establezca las responsabilidades del equipo. Implemente y rastree los cambios y las acciones de mejoramiento.

Identifique soluciones potenciales para mejorar los sistemas de cuidado médico.  ARRIBA

Una vez que haya identificado un área para mejorar y que haya analizado las causas fundamentales y comprendido los procesos que ello implica, es el momento de desarrollar e implementar su plan de mejoramiento. Así como fue meticuloso en el proceso de identificar las causas fundamentales, también debe serlo al determinar su estrategia de mejoramiento. El equipo debe llevar a cabo una sesión de libre intercambio de ideas para crear una lista de cambios que puedan mejorar el proceso. El líder del equipo necesitará supervisar este proceso para garantizar que se llegue a un consenso en cuanto al plan.

Diferencie entre soluciones rápidas y a largo plazo.  ARRIBA

Algunas mejoras se lograrán fácilmente y sin necesidad de ensayos previos. Estas soluciones rápidas pueden darle ventaja al comienzo y ello puede resultar sumamente motivador para el equipo. Otras mejoras sí exigirán ensayos previos, planificación a largo plazo o un importante rediseño del trabajo.

Pruebe con un pequeño ensayo del cambio y analice los resultados.  ARRIBA

Las mejoras más definitivas exigirán un enfoque sistemático para lograr el objetivo. Pruebe sus cambios a menor escala antes de implementarlos, para asegurarse de que sean eficaces. Todos hemos participado en estrategias de mejoramiento que no lograron el mejoramiento deseado y a las que, no obstante, se las adoptó desde el principio. Como por lo general existen múltiples causas fundamentales, puede ser que se necesiten cambios múltiples para mejorar el proceso. Descubrirá que depende de ciclos múltiples para lograr su objetivo general. Incluya en su ensayo condiciones que van a afectar su cambio en el futuro. Recolecte datos a través del tiempo para medir el impacto de su cambio bajo distintas condiciones.

Durante el proceso de cambio, deberá tener en cuenta que el personal, los proveedores de cuidado médico y los clientes reaccionan al cambio en forma diferente. Los cambios deben tratarse como mínimo con todos los individuos que intervienen en el proceso de que se trate, e idealmente, con todo el personal del programa. La falta de comunicación en esta etapa puede afectar negativamente una estrategia exitosa. Tenga en cuenta que encontrará algo de resistencia, pero utilice a los miembros de su equipo para reducir las acciones negativas o aquellas conductas que puedan obstaculizar el proceso de cambio. Los miembros del equipo son los agentes que más influencia ejercen en el cambio. Atraer a sus compañeros, responder preguntas y mostrar entusiasmo es parte de su función. Ésto puede ayudar a reducir la resistencia de otros empleados.

Utilice siempre el sentido común. A esta altura ya tendrá una buena idea acerca de qué estrategias serán las más eficaces para mejorar su proceso. Utilice primero esas estrategias, ello maximizará su capacidad para implementar un mejoramiento inmediato en su programa o servicio.

Una vez que las mejoras se hayan implementado en su totalidad, necesitarán formalizarse maneras sistemáticas de hacer el trabajo. Ello podría implicar establecer una forma estándar para desempeñar actividades de trabajo en el proceso de un departamento, capacitación estándar para el personal nuevo, documentación y medición continua para garantizar que el cambio se convierta en la forma usual en que se hacen las cosas.

Preguntas a tener en cuenta mientras implementa sus mejoras

1. ¿Qué está tratando de lograr?
   Asegúrese de proporcionar un objetivo para el esfuerzo de mejoramiento, el cual guiará y mantendrá enfocado el esfuerzo.
2. ¿Cómo saber si un cambio es un mejoramiento?
   Para contestar esta pregunta, necesitará identificar los criterios o mediciones. La eficacia del esfuerzo por mejorar depende en parte de la capacidad para medir estos criterios.
3. ¿ Qué cambios pueden hacerse que darán como
   resultado el mejoramiento?
   Deberá identificar y probar los cambios que pueden conducir al mejoramiento. Para implementar un cambio, necesitará identificar “quién” hará “qué” “cuándo” y “dónde”.

Fuente: Langley, G., Nolan, K., Nolan, T., Norman, C. & Provost, L. (1996). “The Improvement Guide.” Joessey-Bass Publishers San Francisco.

Una estrategia útil es ensayar el cambio en pequeña escala en lugar de implementarlo en todo un sistema. Por ej., si quiere revisar el diagrama de flujo de los servicios clínicos, introduzca algunos cambios y pida a un (1) proveedor que pruebe el diagrama revisado durante una (1) sesión clínica. Una vez que reciba los resultados, haga otros cambios según sea necesario y ensáyelo nuevamente con tres (3) proveedores durante una semana. Continúe realizando los cambios necesarios y probando con un grupo de proveedores. Luego de completados estos pequeños ensayos de cambio, el diagrama revisado estará listo para su implementación en forma general.

Un marco ampliamente utilizado para ensayar el cambio en pequeña escala es el ciclo planificar-hacer-estudia-actuar (PDSA por sus siglas en inglés) o ciclo de Shewhart, por el nombre de quien lo desarrolló. Utilice este marco para probar sus ideas de mejoramiento antes de la implementación total. (Encontrará más información sobre esta herramienta en las referencias).

Fuente: Institute for Health Care Improvement, Health Resources and Services Administration (HRSA), HIV/AIDS Bureau [HAB]. HIV/AIDS Bureau Collaboratives: Improving Care for People Living with HIV/AIDS Disease. Publicación patrocinada por la subvención
número 54 U69 HA 00042-03 de la Administración de Recursos y Servicios para la Salud.

Perfeccione el plan de mejoramiento.  ARRIBA

Ensayar el plan en pequeña escala puede ayudarle a comprender lo que funciona y lo que no funciona. Establezca un sistema de retroalimentación (feedback) que incluya la recolección adicional de datos para determinar si el cambio fue exitoso. Este proceso de perfeccionamiento puede llevar algún tiempo y puede que necesite volver a probar los cambios antes de la implementación general.

	Desarrolle un calendario de actividades para implementar el plan.  ARRIBA
	Establezca las responsabilidades del equipo.
	Implemente y rastree los cambios y las acciones de mejoramiento.

Una vez que esté seguro de que el plan está listo para su implementación a gran escala, necesitará desarrollar un calendario de actividades y comunicarlo nuevamente a todos los interesados clave. El plan y el calendario de actividades de mejoramiento mantendrán al equipo enfocado en su progreso. Deben incluir los quién, cómo, qué y cuándo.

En tanto sea posible, asigne a los miembros del equipo responsabilidades que estén estrechamente relacionadas con su trabajo. Tal vez puedan utilizar información y conocimientos sobre sus programas y usarlos en el esfuerzo de supervisión de la calidad.

A continuación le mostramos dos formatos para documentar su plan que pueden resultarle útiles: el Plan de mejoramiento (1) que organiza el plan por acciones y el Plan (2), que lo hace por la fuente del cambio. El plan debe incluir un calendario de actividades y los individuos responsables para cada mejora. El plan debe actualizarse regularmente y puede utilizarse para informar a los interesados clave y a individuos ajenos al equipo del proyecto. Dentro del plan de mejoramiento, deben delinearse las responsabilidades específicas del personal. (En el apéndice F encontrará un plan de trabajo adicional que le ayudará a documentar su progreso).